Escuchamos por todas partes “Estamos en la era de la digitalización” pero ¿por qué es tan importante? y ¿cómo saber sí a mi empresa le aplica? En este artículo de la revista @pontualtdn te traemos 6 beneficios de la automatización y cómo saber sí se aplica a tu modelo de negocio.
1. Estandarización de procesos
Sea que tu empresa se encuentre en crecimiento o no, al mantener un estándar de trabajo te beneficiara en reducción de costos de operación y te incentivará a medir y mejorar tu manera de hacer las cosas. Bien lo decía el físico y matemático británico William Thomson Kelvin: “Lo que no se define no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.”
Algunos ejemplos de la estandarización de procesos:
- Documentación: Definición de instructivos de trabajo, procedimientos, reglas de uso y seguridad, así se sabe exactamente como se deben de hacer las cosas.
- Curva de aprendizaje: Cuando entra personal nuevo a tu empresa ya no es tan difícil estimar los tiempos de capacitación y las cosas que debe aprender cada quién y sí tienes todo documentado la curva de aprendizaje puede ser menor.
- Rotación de personal: El conocimiento del “How to do” ya lo tienes para entrenar a otros o bien mover momentáneamente tu recurso humano.
En pocas palabras cuando estandarizas tus procesos y los automatizas tienes la ventaja de seguir mejorando tus procesos para incrementar su productividad.
2. Evita el doble trabajo
Se minimiza casi al 100% el doble trabajo, así como el duplicado de documentación e información de proyectos importantes al tener todo centralizado. De esta manera puedes ser más productivo al aprovechar tus recursos de la mejor manera.
Algunos casos que se podrían evitar con la automatización:
- Proyectos similares que trabajan otras áreas de la compañía: En ocasiones se lideran proyectos muy similares por diferentes responsables y en diferentes tiempos, esto podría generar una investigación o trabajo doble sí la administración de los proyectos no está centralizada y bien organizada, con la automatización esto se reduce al máximo pues tienes un sistema que te ayuda a documentar las cotizaciones, facturas, proveedores, estatus del proyecto, avances, etc. Información relevante para avanzar en un proyecto ¿no crees?
- Errores en procesos repetitivos: Bien lo dijo el antiguo Cicerón: “Cuiusvis hominis est errare: nullius nisi insipientis, perseverare in errore” que proviene del latín “Errar es propio de cualquier hombre, pero solo del ignorante perseverar en el error”. Es correcto que la automatización nos ayuda a equivocarnos menos, pero es importante que primero tengas estándares de tus procesos de lo contrario no habrá sistema que pueda resolver los errores de la organización.
Cuando se implementa un ERP por ejemplo el cual fue creado tomando estándares de trabajo también podría ayudarte a aplicar esos estándares sí no tienes un sistema de administración o sí el que tienes no te está dando los resultados deseados.
3. Aumenta la eficiencia
La automatización promueve la información verás en tiempo real o casi en tiempo real para hacer estimaciones de entrega de tus productos y así mejorar tus tiempos de respuesta.
Algunos ejemplos del incremento de la eficiencia con la automatización:
- Alertas de seguimiento: Ya sea que tu sistema se trate de procesos de recursos humanos, aseguramiento de calidad o de producción, puedes incluir alertas automáticas cuando ocurran ciertas cosas con tus datos para que las personas necesarias estén enteradas de lo que pasa o está por ocurrir y así actuar oportunamente.
- Detección de oportunidades: En un CRM por ejemplo, puedes registrar las oportunidades de nuevos proyectos, darles seguimiento, invertir los recursos necesarios dependiendo del tamaño de la oportunidad.
- Administración de compras: Materiales pendientes de comprar, recibos parciales, importaciones, pedimentos, y todo lo que conlleva la administración de las importaciones y exportaciones.
La lista no queda allí, la automatización se puede implementar en procesos tangibles o intangibles para lograr una mejor administración.
4. Llévale ventaja a tu competencia
La automatización te puede brindar una ventaja considerable con tu competencia, con herramientas de automatización que te ayuden con el trabajo cotidiano y repetitivo.
Por ejemplo:
- Largos períodos de espera en la generación de reportes.
- Reducción de tiempo en el análisis de la información: Al tener información oportuna y en el formato legible ya no se invierte tanto tiempo en el análisis porque los datos ya están listos cuando estos se requieren y además en la forma que se necesita ya sea tablas o graficas para su presentación.
- Centro de costos: la automatización te puede ayudar a resolver las interrogantes ¿Cuánto margen de ganancia estoy obteniendo de la venta de este producto o servicio? ¿Cuánto descuento estoy dispuesto a permitir a mis vendedores? ¿Cuándo llega el material a mi almacén? ¿Tengo stock suficiente para esa producción? ¿Cuánto necesito comprar?
Recuerda que la automatización te ayuda a hacer cálculos rápidos para que tu o tus empleados se ocupen de otras cosas más complejas y menos estructuradas que quizá un software difícilmente haría como: la atención al cliente, visitas, pruebas de rendimiento y servicio personalizado.
5. Mejora tu servicio al cliente
La mejor ventaja que puedes obtener de la automatización es la de beneficiar a tu cliente final, ya que con información en el momento en que esta se requiere, simplificación de procesos manuales y repetitivos lograrás resolver los tiempos desperdiciados y tomaras mejores decisiones.
Ejemplos de mejora de servicio al cliente:
- Empresa de servicio por agenda: Imagina que tu cliente pueda programar su servicio de atención desde tu página web o desde su celular, no tendría que esperar a que habrás tu establecimiento porque tu aplicación estará disponible las 24 horas del día.
- Entrega de mensajería: Ahora ¿qué tal sí le informas en todo momento sobre el tiempo de entrega y ubicación actual de su paquete?
- Cotizador automático: O bien y ¿sí incluyes un cotizador personalizado de tus productos o servicios? De esta manera podrías obtener los datos de tu prospecto o cliente directamente y tener lista una orden de trabajo o de pedido para poner manos a la obra ¿no crees?
Realmente hay muchas cosas que se pueden mejorar para beneficiar la experiencia del cliente que al final de cuentas esto podrá volverlo un promotor de tu marca por todas partes.
6. Te mantiene enfocado en tu core business
La automatización en el momento adecuado y en el área correcta se traducirá en mayor productividad de tus procesos como ya hemos dicho anteriormente, esto quiere decir que te quedará más tiempo a ti y a tus colaboradores para hacer más cosas, ¿En qué puedes invertir ese tiempo y recursos? En tu core business, siempre hay algo que mejorar ya sea la calidad de tus productos o crear unos nuevos, con la automatización o digitalización de tu modelo de negocio te permitirá seguir mejorando y crecer en campos que quizá aun no has tenido oportunidad de llegar.
En 1966 el economista Raymond Vernon desarrollo The Product Life Cycle Stages del inglés Las etapas del ciclo de vida del producto este modelo sigue utilizándose en economía y ventas. Básicamente esta teoría dice que los productos entran al mercado y después desaparecen. De acuerdo con Raymond Vernon, cada producto tiene cierto ciclo de vida que empieza con su desarrollo y termina con un decremento importante.
Muchas empresas han tomado en cuenta los aportes de Vernon y han logrado extender el ciclo de vida de sus productos de manera importante aplicando innovaciones (renovando) sus productos y servicios para poder ser competitivos y así no salir del mercado. Mantenerte enfocado en tu core business te ayudará precisamente a eso a seguir innovando y mejorando.
¿Cómo saber sí me empresa es candidata a la automatización?
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Consejos sencillos que a nosotros nos han funcionado bien:
1. Objetivos que no se están cumpliendo actualmente
Los clientes marcan la pauta para saber sí necesitamos comenzar con la automatización o no ¿Cuáles son los intereses de mi cliente/prospecto? ¿Resuelvo efectivamente los problemas de mi consumidor? ¿Lo puedo hacer mejor? No siempre será automatización, pero sino tenemos en cuenta las necesidades y gustos de nuestros clientes difícilmente podremos definir correctamente nuestros objetivos.
2. Establecer prioridades
La automatización puede integrarse en muchas áreas, pero el proceso a automatizar debe estar bien definido y probado, de otra manera la automatización podría ser un fracaso y es que sí tienes los recursos para automatizar, pero tus procesos no están maduros lo único que harás será entorpecer la operación.
Cómo ya dijimos anteriormente en la implementación de un sistema de paquete o existente, la empresa puede adoptar los procedimientos que el sistema ofrece para así implementar algo estándar y eso es muy bueno también.
3. Establecer estrategias
Una muy buena idea es implementar soluciones de automatización de manera incremental, por ejemplo, una empresa que desea obtener información de sus clientes podría comenzar con una página web solicitando información básica y después viendo los resultados implementar una aplicación móvil y después integrar esos datos con su sistema de administración, etc.
Conclusiones
Algunas veces la automatización no necesita de grandes inversiones, pues simplemente con definir los procedimientos de trabajo, entrenar al personal, establecer objetivos de cada uno y monitorear los indicadores de cada área te puede ayudar a mejorar y crecer. La automatización viene cuando tu empresa comienza a crecer, desea adquirir otra vertical o canal de venta por ejemplo el ecommerce.
En fin, esperamos que este artículo te haya servido ¿Qué más le agregarías? ¿Te gustaría que escribiéramos de un tema en especial? No olvides dejar tu comentario, utiliza y comparte nuestro contenido y sí quieres estar al tanto de nuestras publicaciones y promociones no dudes en inscribirte a nuestro boletín mensual gratuito aquí, únicamente con tu correo electrónico.
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