La digitalización es innovación, significa progreso, reducción de costos y colabora en el aumento de la productividad de cualquier modelo de negocio. Pero ¿Qué pasa cuando la automatización no funciona como se esperaba? ¿Cuándo se implementa la automatización en el momento incorrecto o con procesos inmaduros?.
En este artículo de la revista de Pontualtdn traemos unas pinceladas sobre los riesgos que implica la automatización de un negocio o empresa. Ignorarlos del todo puede ocasionar grandes estragos como:
- Deslizamientos en las fechas de entrega,
- Productos de software incompletos,
- Sistemas poco funcionales,
- Esto podría incrementar los costos de implementación o en el peor de los casos cancelación del proyecto.
Se dice que el tiempo es oro, y en verdad que lo es, y cuando un riesgo se vuelve realidad terminaras invirtiendo más tiempo. Para atacar un problema primero hay que conocerlo así que veamos 4 riesgos de la automatización para que los tomes en cuenta sí estás pensando automatizar tu proceso o te encargaron contratar un proveedor profesional:
- Falta de tiempo.
- Falta de claridad en los objetivos.
- Alcances incorrectos.
- Falta de pruebas de operación.
1. Falta de dedicación por parte de la organización
El método de digitalización puede comenzar a implementarse de manera escalonada para evitar entorpecer la operación normal del negocio, pero aun y que se divida la entrega de cualquier sistema, sino se tiene una correcta dirección comenzando con los dueños del negocio, directores y niveles gerenciales, difícilmente el compromiso por el área operativa podrá rendir buenos frutos, y no será porque no quieran hacer funcionar la automatización, más bien porque no se prevé el tiempo necesario para realizar las actividades que tendrán mayor demanda en los primeros días de implementación.
Establecer responsabilidades, reuniones de puesta en marcha, listas de actividades, fechas de entrega para cada actividad, ¿Quiénes tendrán que tomar decisiones? Levantar la mano sí algo se detiene y no esperar a que le pregunten, esto y más será fundamental para un correcto avance en toda implementación de automatización.
2. Falta de entendimiento de los objetivos
¿Por qué se requiere el sistema o la automatización? Es muy importante que además de definir las actividades de cada elemento de la organización, nos tomemos el tiempo necesario para explicar los beneficios de cada elemento a automatizar, ya que de manera natural nos sentimos mucho más útiles y con mayor satisfacción cuando sabemos que nuestro trabajo tiene sentido, es reconocido y a su vez nos ayudará mejorar nuestro trabajo, una vez que nos amoldemos al nuevo proceso utilizando la digitalización nos daremos cuenta de los grandes beneficios de tener información veraz y casi en tiempo real.
Por ejemplo, en un almacén de materia prima donde hay productos que tardan 15 días en llegar, mantener un inventario estable es crítico, ¿Cuánto material ya tengo comprometido? ¿Cuánto material tengo en tránsito? ¿Tiene lotes de caducidad? ¿Cuánta merma estoy generando, cómo se genera, hay manera de reducir las perdidas? Auditar nuestro inventario, y tenerlo en sistema nos ayudará a tomar mejores decisiones, por eso cada vez que delegue funciones dentro de su organización también asegúrese de explicar el porqué de las cosas, de esta manera habrá mayor sentido de pertenencia y de relevancia para cada uno de los colaboradores.
3. Definición incorrecta del alcance del proyecto
Los sistemas, software, automatización, la digitalización, tecnología o como le llamen en tu organización, aunque no necesariamente son lo mismo hay algo que si tienen mucho en común y es que tienen un alcance, un fin por el cual han sido desarrollados.
Hace algunos años en una empresa de manufactura se le pido a un desarrollador una aplicación para poder tener la trazabilidad de unas piezas que estaban siendo ensambladas en la línea de producción, se implementó la solución con un componente que imprimía etiquetas al final de la línea para trazar el producto internamente y hasta su envío a cliente.
Después de algunos meses algunos usuarios notaron este sistema donde se escaneaban las piezas y se dieron cuenta que ese sistema no funcionaba como ellos esperaban. Cuando revisamos la solicitud de los usuarios, les hicimos ver que lo que ellos pedían estaba fuera del alcance del sistema y que eso no significaba que el sistema no funcionaba sino más bien meses atrás los requerimientos fueron muy distintos y así se desarrolló el sistema. Los usuarios comprendieron y se comenzó a tener reuniones para entender los nuevos requerimientos y después se pudo trabajar en el desarrollo de las mejoras.
Cuando un alcance no está bien definido, el costo de proyecto se puede incrementar y podría entorpecer la operación normal. Esto no quiere decir que los sistemas no cambien, de echo cualquier tipo de sistema está destinado a ser mejorado, renovado y actualizado para que pueda subsistir. Sin embargo, es necesario poder definir bien desde el comienzo los alcances lo más apegados a la realidad ya que si se exagera en funcionalidades o se desprecian algunas muy necesarias la herramienta final será difícil de usar o poco eficiente.
4. Falta de dedicación en revisiones de pruebas del sistema
Los productos de software desarrollados a la medida o bien de paquete (que provienen de casas desarrolladoras) a nivel profesional incluyen pruebas de funcionalidad para evitar que haya errores críticos en la operación del usuario final:
- Simulaciones de escenarios de la vida real y
- Pruebas de rendimiento para comprobar el óptimo funcionamiento de cada operación.
Aun así, ningún sistema está exento de errores. ¿Alguna vez te has descargado actualizaciones en tu ordenador y después de eso comienzas a tener problemas? Llámese PC, impresora, móvil, software, juego, etc. Bueno eso es porque aun y que las empresas de software ponen todo su empeño por entregar un producto sin errores, puede haber ciertos escenarios no contemplados o bien incompatibilidad de algunos componentes al tener interfaces distintas con respecto al usuario final.
Así que cuando implementes un sistema nuevo siempre es recomendable comprobar cada una de las funcionalidades para poder asegurar que todo funciona correctamente. Esto debería hacerse con mayor enfoque en los primeros días de la implementación, de esta manera nuestros procesos se podrán automatizar de la mejor forma posible y podremos aprovechar muy bien la nueva herramienta.
Conclusiones
La planeación estratégica en la implementación de software siempre es bienvenida en toda organización, aquí quisimos dar algunos consejos prácticos para que te animes a implementar tu nuevo sistema, sí tienes dudas o no tienes ni idea de cómo empezar nunca está de más buscar ayuda con algún profesional, en Pontualtdn podemos asesorarte sin compromiso.
Al implementar un sistema nuevo, es muy necesario establecer personas clave dentro de la organización, estas personas no necesariamente tienen que ser expertas en sistemas, pero lo que sí se recomienda encarecidamente es que sean expertos en los procesos que se van a automatizar, sino lo son busquen asesores o gente con experiencia en la materia para así atar cabos sueltos y no dejar escapar cosas que pueden entorpecer la operación.
¿Detectas otros riesgos de la automatización? Siéntete libre de dejar tus comentarios.
